الصفحة الرئيسية  > إعداد فريقك
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

ترجمات أخرى

إعداد فريقك

Provided by My Own Business, Content Partner for the SME Toolkit

مقدمة من موقع ’ماي أون بزنس‘، شريك المحتوى لـ ’مجموعة أدوات المشاريع الصغيرة والمتوسطة‘ الإمارات العربية المتحدة

 

الهدف: سوف تساعدك هذه الجلسة في إعداد موظفيك لعملية التنمية. يجب أن تتضمن خطة التنمية الخاصة بك مراجعات مستمرة لخطة العمل وتفويضاً مناسباً للصلاحيات وإعداد حوافز منطقية للموظفين ووضع أدوات وكتيّبات تدريب وتوزيع أدوات اتصال ذات كفاءة ومدخلات مستمرة من مجلس استشاري خارجي.

  • مراجعة وتحديث خطة عملك
  • تفويض الصلاحيات 
  • تحفيز الموظفين
  • التدريب
    • كتيّب التعليمات
    • كتيّب الإجراءات 
    • كتيّب التدريب 
    • كتيّب الموظفين 
    • كتيّب السلامة
  • أدوات الاجتماعات والاتصالات
  • المجلس الاستشاري
  • أهم عشر نصائح وتحذيرات 

 

مراجعة وتحديث خطة عملك

لا تحتاج ريادة الأعمال سوى شخص نشيط وعملي راغب في تحمل المخاطرة... شخص راغب في المخاطرة بالأمان المالي من أجل السعي وراء النجاح المهني. وترتبط درجة المخاطرة التي تواجهها خلال نموك مع حجم دراسة المشروع، فكلما درسته أكثر كلما قلّت المخاطرة.

تستطيع أثناء التوسع أن تقلل من المخاطرة وذلك عبر قضاء المزيد من الوقت في التفكير بشؤون الأعمال بالإضافة إلى توظيف أشخاص مميزين (حتى أذكى منك!) ليفكروا هم أيضاً بأعمالك.

من الحكيم أن تقوم قبل الانطلاق بعملية التوسع أو المتابعة بتوسّع كنت قد خططت له بإجراء مراجعة موضوعية إما لتؤكد أو لتبرر خطتك أو تعدّلها أو حتى أن تتخلى عنها. وفيما يلي بعض ما يمكن أن تتضمنه هذه المراجعة:

  • اجمع مدراءك الأساسيين ومجلسك الاستشاري معاً في جلسة عصف ذهني صريح، يجب أن تكون راغباً أن تقيّم حسابياً وبموضوعية الخطط التي سبق ووضعتها والتي تعتبرها معفاة من النقد أو المساءلة.
  • اطلب التبرير المالي لبرامج التوسع التي تتم الموافقة عليها إما بناءً على عوائد الاستثمار أو القيمة الداخلية أو غيرها من الفوائد التي يمكن قياسها.
  • اطلب مشاركة رؤساء الأقسام الأساسية في تحديث خطتك الخمسية للأعمال.
  • أعد تقييم توقعاتك للتدفق النقدي على خمس سنوات لتحديد ما إذا كانت أقساط القروض مغطاة بشكل جيد.
  • ادرس توجهات وأساليب أفضل منافسيك.
  • أجرِ تقييمات دقيقة لمختلف سيناريوهات العمل التي قد تكون أفضل من التوجه الذي تسير فيه اليوم.
  • أعِد توجيه وتركيز طاقاتك بناءً على هذا التقييم.

من الممكن أنك لم تضع خطة عمل مناسبة عندما بدأت عملك. ليست فكرة سيئة أن تضع خطة الآن!

تفويض الصلاحيات

يستصعب رواد الأعمال الفاعلون تفويض المسؤوليات لأنهم ببساطة غير معتادون على ذلك، إلا أن تفويض الصلاحيات أمر بالغ الأهمية لتنمية الأعمال بسبب أهمية تخصيص وقتك لتخطيط وتنفيذ برامج التنمية. التفويض يحررك من الوقت والمسؤولية اللازمين لإدارة العمل، والمدير الذي تعيّنه لن يحتاج الصلاحية لإدارة العمل فقط بل يجب أن يكون مسؤولاً أيضاً عن النتائج.

من هنا فالصلاحيات والمسؤوليات يسيران معاً جنباً إلى جنب، ويتضمن التفويض الناجح إعطاء المدير جميع الصلاحيات اللازمة له لتنفيذ المهام الموكلة إليه مع وضع جدار أمان في نفس الوقت للحد من سلطة المدير. لنفترض أنك تريد تفويض عمليات متجر، بعض الأمثلة على كل من الصلاحيات التي تمنحها والحدود التي ترسمها هي ما يلي:

الصلاحيات المسموحة

  • توظيف وتدريب الكادر (مع تزويده بمعايير للتوظيف)
  • إدارة النقد وبطاقات الائتمان
  • طلب البضائع والمخزون
  • ميزانية للإعلام واختيار وسائط الإعلام
  • حرية التصرف في مسائل التشغيل المناسبة

حدود الصلاحيات

  • إجراء مشتريات رأس المال
  • توقيع الشيكات
  • البقاء ضمن خيار أو مجال وحدات إدارة المخزون
  • اتباع ضوابط الشؤون النقدية والداخلية

المسؤوليات

  • اتّباع كتيّب إجراءات التشغيل
  • رفع التقارير الأسبوعية بالشكل المطلوب
  • اتّباع أحكام كتيّب التعليمات
  • تقديم معلومات من أجل العمليات المحاسبية الشهرية للأرباح والخسائر
  • إيضاح الأهداف قصيرة وبعيدة الأمد

يجب على كل مالك عمل يخطط للنمو أن يبدأ بتفويض المسؤوليات التشغيلية، ويجب أن يتحول دورك كلما كبرت شركتك من دور إدارة مباشرة إلى مسؤوليات التخطيط والتقييم والتحفيز.

تحفيز الموظفين

سوف نتعلم في جلسة "تحقيق أدنى التكاليف" حول أهمية التوصل إلى تفكير اقتصادي لتحقيق أدنى التكاليف التشغيلية في المبيعات في مجال عملك، وكي تضمن إدارتك تحقيق هذا الهدف المهم فيجب أن ترتبط خطط الحوافز الإدارية بالمكاسب أكثر من المبيعات أو غيرها من الأهداف. يُعتَبَر التوفير في الإنفاق بالنسبة لمدير يعمل على أساس الحوافز المبنية على الأرباح أمراً يستحق الإنجاز لأنه سيعود عليه بالمكافأة، وعلى العكس فإن المال المصروف في غير موقعه أو المهدور سوف ينتقص من حوافزه.

 

أقوى الحوافز التي يمكن أن تعطيها للناس الذين يديرون أقساماً من عملك هي أن تشاركهم العوائد التي يتسببون بجلبها للعمل.

ويقدَّم هذا الحافز عبر بيان دخل شهري مقسَّم حسب وحدات عمل كل منهم.

إذا كنت تشغّل سلسلة متاجر تجزئة فيجب أن ينظِّم كل متجر لنفسه بيان الأرباح والخسائر. إن توقيت منح الحوافز مهم ومن الأفضل أن تُحسَب الأرباح والخسائر شهرياً أو في بعض الحالات أسبوعياً مع توزيع الحوافز بشكل متكرر بدل منحها على فترات زمنية متباعدة.

هناك سبب آخر لوضع نظام محاسبي يرفع التقارير المالية لمراكز ربح فردية: سوف تحصل بذلك على علامات تحذير مبكرة إذا وُجِد خطب ما في إحدى العمليات. أحد الأخطاء الشائعة بين رواد الأعمال هي دعم الأعمال الخاسرة لفترة طويلة للغاية، إذا أظهرَت تقارير الأرباح والخسائر لعملية جديدة خسائر غير مقبولة فيجب اتخاذ إجراءات تصحيحية مبكراً وعلى نطاق واسع، وإذا استمر الإخفاق فيجب إغلاق الوحدة أو بيعها.

يجب العمل على ربط الحوافز بمؤشرات الأداء الأساسية في الأعمال التي لا تكون تجزئة مراكز الربح فيها أمراً عملياً، وتختلف هذه المؤشرات بين كل مجال عمل وآخر. مؤشرات الأداء الأساسية الناجحة تكون قابلة للقياس وتُقاس بشكل متواتر وتدعم تحقيق أهداف الشركة، وفيما يلي بعض الأمثلة:

  • قد يبني مزود خدمة دفع الرواتب حوافزه على عدد المسجلين الجدد لدفع الرواتب الذين يحققهم خلال فترة زمنية محددة.
  • قد يقيس قسم التحصيل نجاحه بمقدار الدفعات المتأخرة التي يحصّلها.
  • قد يقيس مؤشر الأداء الأساسي لشركة تصنيع عدد القطع المرفوضة من قِبل قسم إدارة الجودة.
  • معظم خدمات سحب السيارات هي شركات تعمل على مدار 24 ساعة، وقد يبدأ المالك بالتفويض عبر تعيين مدير ليشغّل المتجر خلال نوبة الليل، وقد يُدفع للمدير مكافأة أسبوعية بناءً على نسبة إجمالي الإيصالات فوق عدد محدد، ولاحقاً عندما يبدأ مدير خدمة السحب بافتتاح فروع أخرى يمكنه استخدام بيانات الأرباح والخسائر لكل فرع كخطة حوافز للمدراء. 

التدريب

إذا لم تكن قد طورت أدوات تشغيل وتدريب حتى الآن فإن الوقت الذي يجب أن تفعل ذلك فيه هو قبل تنفيذ برامج التنمية، لأنه بذلك ومع نمو الشركة سيكون عند موظفيك إجراءات محددة بوضوح ومسؤوليات مهنية محددة، أي أن هذه الكتيّبات تصبح الحجارة التي تبني عليها فهماً جيداً للأهداف والبنية الإدارية والإجراءات والتدريب والسلامة وشؤون التوظيف. ومن المفيد وضع الكتيبات في ملفات ذات حلقات (three-ring binders) إذ يكون سهلاً إدخال أي تحديثات لاحقاً.

كتيّب التعليمات

يشكّل كتيّب التعليمات وثيقة تضع فيها الإدارة الأهداف العامة للشركة بما في ذلك تحديثات خطة العمل (سنوياً على الأقل أو بتواتر أكثر إذا كان ذلك مناسباً) وتوقعات التدفق النقدي ورسالة الشركة والقوانين الداخلية التي تحكم اجتماعات مجلس الإدارة

يمكن استخدام الكتيّب في الاجتماعات الاعتيادية مع مدرائك الأساسيين لضمان التناغم بين جميع أعضاء الإدارة العليا وأن كلاً منهم يفهم دوره تماماً. يجب النظر إلى كتيّب التعليمات على أنه وثيقة مستمرة ومتبدلة لتعكس تطور الأهداف كما يمكن استخدامه في الاجتماعات الخاصة بالشركة وورشات العمل والنقاشات الفردية.

كتيّب الإجراءات

يوفر كتيّب الإجراءات الدليل التوجيهي لتدريب الموظف. يجب أن يشرح هذا الكتيّب الوظائف اليومية في المكاتب والمبيعات والتصنيع بشكل مفصل ولكن مختصر.

يقتضي منك بناء عملك أن تحافظ على معايير الجودة والاستمرارية التي أرسيتها مع نمو العمل، ويمكن لكتيّب الإجراءات أن يوفر تعليمات حول كيفية أداء جميع الإجراءات والعمليات المهنية كما يلعب أيضاً دور أداة تدريبية لتغطية هذه المواضيع.

 

كتيّب التدريب

يُعتبر كتيّب التدريب لكل مسؤولية عمل بحد ذاتها أداة مفيدة ليس فقط في تحديد المعايير بل أيضاً للمساعدة في تدريب الموظفين البدلاء. يجب أن يكون لديك على الأقل موظفان أو أكثر مؤهلان لأداء كل من الخصائص الضرورية لإدارة العمل. تضمن هذه الممارسة إدارة العمليات بسلاسة حتى عندما يكون الموظفون في إجازة أو غير متواجدين في مكان العمل.

كتيّب الموظفين

كتيّب الموظفين هو مجموعة القواعد التي تحكم الموظفين والسجلات وسياسة الإجازات والمزايا الوظيفية وقواعد السلوك.

يجب أن يصبح كتيّبك ملخصاً مكتوباً لما يجب أن يعرفه موظفوك حول أهداف الشركة وسياساتها والقواعد الحالية للعمل، كما يجب أن يتضمن الإجراءات التي يضطلع بها كل موقع وظيفي وكيفية حل المشاكل. ومن الممكن أن يحتوي الكتيّب على تقسيمات للبنود التالية:

  • وثيقة تشرح تاريخ الشركة وأهدافها
  • سياسات التوظيف
  • القوانين والقواعد العمالية المعنية
  • التوصيفات الوظيفية والمؤهلات
  • مجموعة المزايا
  • قواعد السلامة
  • المخطط المؤسسي وإجراءات التشغيل

65% من إجمالي الحوادث التي تقع في مكان العمل متعلقة بالكحول أو الأدوية المخدرة، يستهلك من يسيؤون استخدام الكحول أو الأدوية من مزايا الرعاية الطبية 16 مرة أكثر من الموظف الطبيعي، كما أن احتمال رفعهم لمطالبات تعويضات عمالية أعلى بـ 6 مرات.

كتيّب السلامة

في بيئات العمل التي تلعب فيها قواعد السلامة دوراً هاماً فإن القواعد يجب أن تشرح بوضوح التوصيات والتحذيرات في بيئة العمل المعنية. يستطيع ممثلك للتعويضات العمالية أن يساعدك في وضع الكتيّب وفي إجراء تدريبات السلامة.

أدوات الاجتماعات والاتصالات

يقتضي منك بناء عملك أن تبقى على احتكاك مباشر مع العملاء الهامين أينما كانوا في العالم، وتقدّم الإنترنت عدة وسائل للتواصل تبدأ بإرسال الرسائل الفورية إلى الاتصالات الهاتفية وصولاً إلى مؤتمرات الفيديو. يمكنك استخدام الوقت والمال الذين تنفقهما على السفر بشكل أكثر فعالية بكثير وذلك عبر إجراء اجتماعات "افتراضية" عبر الإنترنت. يمكنك مشاركة المستندات وإجراء عروض تقديمية وعقد اجتماعات خلال وقت قصير.

  • في العادة تكون المؤتمرات عبر الإنترنت وسيلة من طرف واحد للمتحدث تجاه مستمعيه مع مقدار محدود من التفاعل مع المستمعين. التطبيق النموذجي في الأعمال قد يكون تمكينك من إجراء عرض إلى شبكة عالمية من العملاء أو الموظفين. سيكون مهماً تضمين معلومات مفيدة مع الترويج للمنتج كي لا يشعر مستمعوك أنهم يشاهدون إعلاناً عبر الإنترنت.
  • نظام الاجتماعات الإلكترونية هو نظام برنامج كومبيوتر يتيح حل المشاكل واتخاذ القرارات لمجموعات ضمن المؤسسة أو خارجها. في العادة يقوم مضيف بدعوة المشاركين إلى اجتماع إلكتروني عبر البريد الإلكتروني، يتيح هذا البرنامج التبادل المباشر عبر سطح المكتب بما في ذلك تبادل المستندات والجداول وكل ذلك بالإضافة إلى المؤتمر عبر الهاتف ليرى الجميع الأمر نفسه بينما تتحدث أنت. يسمح هذا الخيار غالباً بإلغاء الحاجة للسفر من أجل اللقاء في الموقع.
  • نقلت تقنية ’تيلي بريزنس‘ (التواجد عن بُعد في الاجتماعات) مؤتمرات الفيديو والإنترنت إلى مستويات جديدة كلياً، وتكمن فائدتها الأساسية في تخفيض تكاليف السفر وتحسين توازن العمل مع الحياة للموظفين (بسبب قلة السفر) وزيادة الإنتاجية. تتكون من مجموعة تكنولوجيات تسمح للمرء بأن يشعر وكأنه حاضر في اجتماع حقيقي، يمكنه الشعور بحركات وصوت المستخدم مما يزيد من هذا الشعور. تكون غرفة مؤتمرات ’تيلي بريزنس‘ مزودة بكاميرات فيديو عالية الدقة وشاشات كبيرة تعرض صوراً بالحجم الطبيعي وصوتاً يوجِد هذا الإحساس "بالحضور الشخصي." يمكن تمييز تعابير الوجه للنقاشات الهامة عبر "الطاولة الافتراضية" كما يمكن لزيادة التعاون أن توفر حلولاً في مختلف أرجاء المؤسسة.

المجلس الاستشاري

أحد الأخطاء الشائعة التي يرتكبها رواد الأعمال هي عدم استشارتهم لقادة ممن حققوا إنجازات فعلية في هذا القطاع. لن يأتي المرشدون إليك بل يجب عليك أنت أن تبحث عنهم وتستفيد منهم. إذا لم يكن لديك مرشد أو أكثر حتى الآن فابدأ بتعزيز صداقاتك مع خبراء في مجال عملك ممن تستطيع طلب نصيحتهم، ابدأ اليوم بتجميع مجلسك الاستشاري. عندما تقف أمام اتخاذ قرار هام ادعُ إلى اجتماع رسمي لـ "المجلس الاستشاري" وسوف تتفاجأ كم يشعر الناس بالإطراء وكم يتجاوبون عندما يُطلَب إليهم أن يشاركوا حكمتهم وخبراتهم.

غير أنك عندما تطلب النصيحة يجب أن تبقى متيقظاً من أن تتلقى نصائح غير مناسبة، فمثلاً، قد يكون جيداً أن تضع قاعدة لنفسك ألّا تقبل نصيحة تؤدي بك للمخاطرة بخسارة ثروتك أو عملك بأكمله. أي يجب أن تتذكر أنك يجب أن تصبح ثرياً لمرة واحدة، وما أن تصبح ثرياً لن يكون من الحكمة أن تفكر في أي قرار توسّع قد يخاطر بعملك، سواء مع أو بدون مستشارين.

تاريخ حالة: وجد بنّاء شاب لنفسه فرصة يتميز فيها عبر التخصص في بناء أبنية شقق من 4 وحدات. التقى هذا البنّاء عصر أحد الأيام بالمؤسس الشهير لأحد مصارف الإقراض والادخار الكبرى والذي قدّم له نصيحة بأن المستقبل يتوجه نحو مشاريع الشقق الضخمة التي قد تصلح كبيئة متخصصة لعدة مشاريع، لكن البنّاء لم يفكر بهذه النصيحة وفوّت على نفسه ما كان يمكن أن يدفع به إلى الريادة في هذا القطاع. فوّت على نفسه هذه الفرصة بسبب النزعة الشائعة بين رواد الأعمال والتي تقول: "سأنفذ العمل على طريقتي."

سوف تتطلب منك تنمية عملك أن تتخذ قرارات هامة، وهذه هي اللحظات التي تحتاج فيها إلى مجلس استشاري على الطاولة معك كي تستفيد من خبراتهم. قد يتضمن هذا المجلس الأشخاص التالين:

  • محاميك (قد تدعو الحاجة حتى إلى محامٍ متخصص).
  • محاسب
  • مصرفي
  • مدراء أساسيون
  • مرشدون
  • أفراد من العائلة
  • مستشارون

 أهم عشر نصائح وتحذيرات

النصائح

  • اطلب الحصول على تقارير مالية شهرية لمراكز الربح
  • جزّء مراكز الربح
  • اسع وراء تحقيق الجودة والاستمرارية
  • ضع خطط حوافز مرتبطة بالأرباح
  • ضع أو راجع إرشادات أو كتيّبات التشغيل
  • اعقد اجتماعات "افتراضية" عبر الإنترنت
  • اجمع مجلساً استشارياً
  • ابدأ بتطبيق وسائل تخفيض التكاليف
  • ضع كتيّبات تدريب لكل منصب وظيفي
  • اطلب من مؤمِّن التعويضات العمالية أن يساعد في التدريب

التحذيرات

  • لا تربط الحوافز بالعوائد الإجمالية للشركة ككل
  • لا تتغاضَ عن الاجتماعات الافتراضية عبر الإنترنت
  • لا تهدر الكثير من الوقت والمال على السفر
  • لا تتغاضَ عن تدريب السلامة
  • لا تتمسك بأسلوب الإدارة المباشرة
  • لا تتجرأ على المخاطرة بالشركة
  • لا تعتقد بأن "التقدير" يشكّل حافزاً أفضل من "المكافأة"
  • لا تعتمد على التدريب غير الرسمي للموظفين الجدد
  • لا تدفع تعويضات الحوافز بشكل سنوي
  • لا تتغاضَ عن أهمية المجلس الاستشاري

 

العودة إلى الأعلى

حقوق النشر محفوظة © 1993، 1997-2013، شركة ’ماي أون بزنس‘.

Copyright © 1993, 1997-2016, My Own Business, Inc. All Rights Reserved.
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.