الصفحة الرئيسية  > ضمان مخزونكم وممتلكاتكم
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

ترجمات أخرى

ضمان مخزونكم وممتلكاتكم

Adapted from content excerpted from the American Express® OPEN Small Business Network


قد يكون من الصعب عليكم أن تثبتوا بأن أحد موظفيكم يقوم بسرقة تجهيزاتكم أو مخزونكم ولكن في حال حصل ذلك فعلاً فهو ضرب احتيال مكلف للغاية. ولكن المهم ليس مباغتة الموظف السارق بالجرم المشهود بل بالأحرى تطبيق سياسات تحول دون ارتكاب هذا النوع من التجاوزات. ننصحكم بالاستعانة بالوسائل المذكورة أدناه لمساعدتكم على وضع حد لسرقة الموظّفين.

التدقيق المنتظم لحسابات المخزون
 إنّ إخضاع المخزون للتفتيش والتدقيق بين الفينة والفينة سيساعدكم على الحؤول دون الاحتيالات والسرقات. وعلى عمليات التدقيق تلك أن تكون مفاجئة، على غرار التدقيق في حسابات الشركة. وتسهم هذه العمليات أيضاً في تحديث السجلاّت وتسهل اكتشاف السرقات. سجّلوا قائمة بالتجهيزات القيّمة أو قطع المخزون بحسب أرقامها التسلسلية أو بواسطة وسيلة تعريف أخرى وقارنوا تلك الأرقام بسجلاّتكم لمطابقتها.

وضع سياسات لمراقبة المخزون
لكل قطاع وسائله الخاصة للمراقبة ولكن احرصوا على أن تعتمد شركتكم بعضاً من الخطوات الأساسية التالية:
طابقوا بين أعداد الوحدات والمعلبات إلخ وبين مستندات الشحن قبل إرسال البضائع إلى شركة الشحن.
لا تسمحوا أبداً للبضائع بمغادرة مقر الشركة بدون فاتورة أو مستندات الشحن.
إن كانت لديكم بضائع أو منتجات أو أدوات مكلفة فمن الأفضل إيداعها في خزانة أو قفص بقفل مع فرض قيود على دخول تلك المنطقة.
تأكدوا من أن كل طلبات الشراء والفواتير ومستندات الشحن مرقّمة تباعاً وراجعوها بانتظام للتأكد من عدم ضياع أيّ مستند منها.
أبقوا طلبات الشراء والفواتير ومستندات الشحن جميعها في مكان مقفل بالمفتاح.
فليخرج كلّ الموظفين من مخرج واحد في نهاية نوبتهم تحت مراقبة مالك المؤسسة أو موظف موثوق.

تفتيش سلال المهملات
إن الموظفين الذين ينوون السرقة من شركتكم سيلجأون إلى شتى الطرق المبتكرة لتنفيذ ذلك. ومن الطرق الأكثر شيوعاً وضع الأغراض المسروقة في سلة المهملات ومن ثمّ العودة لاسترجاعها بعد انتهاء دوام العمل أو حين لا يكون أحد موجوداً في المكتب. إذاً، فتشوا بانتظام سلال المهملات بعد دوام العمل فإن نظرة سريعة إلى داخل السلة قد تنبهكم إلى سرقة محتملة. اطلبوا من أحد العمال سحق كلّ العلب المرمية ولفها في رزمة واحدة قبل رميها خارج الشركة كي لا يتم استعمالها من أجل سرقة قطع من المخزون أو من البضائع.

الحرص على المفاتيح
على حفنة من الموظفين المعيّنين أن يملكوا مفاتيح شركتكم فقط. اطلبوا من الموظفين أن يملأوا استمارة حين يتسلمون مفاتيح مكتبكم. سجلوا رقم المفتاح والمعلومات الأخرى المفيدة المتعلقة بالأمر. احرصوا على استعادة المفتاح الأصلي من الموظف حين يغادر الأخير شركتكم. في حال ضياع المفاتيح استبدلوا الأقفال فوراً. اطلبوا من صانع الأقفال الذي تتعاملون معه أن يطبع على كلّ مفاتيح مكتبكم عبارة "النسخ ممنوع" للحؤول دون النسخ غير المشروع للمفاتيح.
 
كونوا القدوة الحسنة لموظّفيكم
لا تتسببوا بخلق ثقافة معيّنة في شركتكم تحفز الموظفين على ممارسة الاحتيال. فالموظفون يتمثلون بمدرائهم كقدوة لهم وبالتالي إذا مارستم الأعمال بطريقة لا أخلاقية فسيعتقد موظفوكم أنه لا ضير من سرقة الشركة. مثلاً، الموظفون الذين يرون صاحب شركتهم يأخذ إلى بيته قرطاسية المكتب قد يظنون أن بوسعهم فعل ذلك أيضاً.
 
التحقق من المراجع
تحققوا من التاريخ المهني لكلّ من المرشحين قبل أن توظفوهم. وكونوا أكثر حذراً بالنسبة إلى أيّ موظف سيملك مسؤوليات مالية في شركتكم. دققوا في مراجع هؤلاء بحذر واتصلوا بأرباب عملهم السابقين للتأكد من بيانات السيرة المهنية التي قدموها والمعلومات المذكورة في طلب العمل. خصصوا الوقت للتأكد من أن مقدمي الطلب لم يسرقوا أرباب عملهم السابقين.
 
سندات الأمانة
تعتبر سندات الأمانة شكلاً من أشكال عقود التأمين التي تحمي شركتكم في حال ارتكاب موظفيكم السرقة بحقكم.
يمكن استعمال تلك السندات للتعويض عن أية خسارة تتمكنون من إثباتها. غالباً من تستعمل سندات الأمانة لتغطية المبالغ النقدية المسروقة ولكنها قد تستعمل أيضاً لتغطية خسائر البضائع كذلك. كخدمة إضافية، بعض الشركات التي تؤمن هذه الخدمة تقوم بالتحقق من ماضي الموظف ومعلوماته قبل منح تلك السندات وهذا الأمر قد يساعدكم على الاستبعاد المبكّر الموظفين الذين قد يتسببون لكم بالمشاكل في المستقبل.
يكون وكيل التأمين قادراً عادةً على مساعدتكم بخصوص التكاليف والتغطية لهذا النوع من السندات.

Copyright © 1995-2016, American Express Company. All Rights Reserved.

 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.