الصفحة الرئيسية  > إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

ترجمات أخرى

إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات

Provided by SME.com.ph

سواء كان فريق المشروع يتضمن شخصًا واحدًا أم أكثر، ستكون هناك حاجة دائمة لمساعدة الآخرين داخل المؤسسة من خلال الخبرة والمعلومات والتشجيع والدعم أيضًا. ولعلك تظن أن مشاريع أنظمة المعلومات مثل عملية تطوير قاعدة بيانات للعملاء أو للموردين هي عملية فنية خالصة رغم أنها ليست كذلك دائمًا. فضمن مشروع تكنولوجيا المعلومات الذي يتميز بمستوى فني عالٍ فيما يبدو، يكون هناك مجال للإبداع والابتكار عندما يتعلق الأمر بالتطلع إلى الاستخدام الأمثل للموارد المتوفرة، مثل القوى العاملة والآلات والمواد والمال، وغير ذلك. وسواء كان المشروع كبيرًا أم صغيرًا، ينبغي العمل على إدارته بشكل ملائم كي تحقق الشركة جميع الفوائد المرجوة من تنفيذه. ويعني ذلك إدارة الموارد التي سبق ذكرها، وبالأخص أعضاء فريق المشروع الذين تتوفر لديهم مجموعة المهارات والخبرات والذين يضطلعون بأداء الأدوار والمسؤوليات.

تتضمن إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات الخطوات الأربع التالية:

1. تجميع الفريق

2. صياغة خطة المشروع

3. تنفيذ المشروع

4. ختام المشروع

هيا نتناول كل خطوة من هذه الخطوات عن كثب:

1. تجميع الفريق

قبل التفكير في بدء مشروع على أساس فكرة بناءة، مثل تصميم موقع على الويب لعرض منتجاتك وخدماتك أو قاعدة بيانات للموردين تضم قائمة بالموردين المحليين والخارجيين، فإنك تحتاج إلى التأكد من أن لديك القوى العاملة اللازمة للعمل بهذا المشروع. وعند بدء تجميع فريق المشروع، يلزمك التفكير في إجابة أسئلة مثل:

v من سيتولى مسؤولية إدارة هذا المشروع؟

v ما مجالات الخبرة – التقنية والوظيفية، وغيرها – التي ستمثل أهمية لتنفيذ المشروع؟

v ما المعلومات التي ستكون مطلوبة ومن أين سيتم الحصول عليها؟

v ما الأدوار والمسؤوليات التي سيتولاها أعضاء فريق المشروع؟ وما المهارات التي يجب أن تتوفر لدى أعضاء الفريق هؤلاء، بناء على هذه الأدوار والمسؤوليات؟

يجب أن يتم تحديد الأعضاء الأساسيين بفريق المشروع وتكليفهم بناءً على معايير متعددة، تشمل ما يلي:

v الخبرة بمجالات المشروع المحددة

v المعرفة أو إمكانية الوصول إلى المعلومات المهمة بالنسبة للمشروع

v مهارات الاتصال المكتوب والشفهي والقدرة على البحث وغير ذلك من المهارات الضرورية

في ضوء صياغة التوقعات حول الالتزام والمشاركة داخل مشروع الفريق، تجدر ملاحظة أنه قد لا يكون مطلوبًا من جميع أعضاء الفريق العمل بنفس مستوى الالتزام أو المشاركة أو الفعالية. ستحتاج بلا شك إلى فريق مشروع ملتزم ومتحمس لإنجاح المشروع، ولكن في مجال مشروعات تكنولوجيا المعلومات بوجه خاص، قد يكون العديد من الأعضاء مشغولين أيضًا في القيام بأعباء مسؤوليات عملهم الأساسي أو ربما يكونون مشتركين في مشروعات أخرى.

ولنفترض أنك تواجه موقفًا تحتاج فيه إلى أشخاص يتمتعون بقدر كبير من الخبرة والكفاءة ولكنهم قد لا يكونون متحمسين لهذا العبء الإضافي في العمل (الذي يزيد عما قد يكون لديهم من عبء ثقيل بالفعل). فماذا تفعل؟ أولاً، يمكنك إغراؤهم ببعض الحوافز (مثل المكافآت، سواء كانت مالية أو غير ذلك، أو فرص الترقي الوظيفي، أو تنمية المهارات، وغيرها) لإقناعهم بأن المشاركة في فريق المشروع هذا تستحق جهودهم. ثانيًا، يمكنك البحث في السيناريوهات المحتملة التي تؤدي إلى إعادة تخصيص أوقاتهم المخصصة للقيام بأعباء الوظيفة الحالية و/أو المشاريع الأخرى لتوفير الوقت لديهم من أجل المشروع الجديد.

2. صياغة خطة المشروع

بعد تجميع فريق المشروع، يمكنه تحديد موعد عقد اجتماع البدء. ويهدف هذا الاجتماع الأولي للفريق إلى القيام بالعصف الذهني وإيجاد بيئة لمشاركة المعلومات حيث يمكن لأعضاء الفريق الإدلاء بآرائهم من أجل وضع خطة مشروع أكثر كفاءة. وفيما يلي بعض العناصر التي يجب تناولها في اجتماع البدء.

v الأساس المنطقي للمشروع ونطاقه وحدوده، والفوائد المؤسسية، والمواعيد النهائية والمراحل الأساسية، وموارد الدعم (في ضوء الإدارة العليا و/أو رواد المشروع).

v العناصر الأساسية للمشروع والمهام والأنشطة والمسؤوليات المرتبطة به وشرائح العمليات والجداول الزمنية.

v المهام الفردية ومهام اللجان الفرعية/الفريق التي تقوم على أساس العناصر والمهام والأنشطة والمسؤوليات وشرائح العمليات والجداول الزمنية.

v الموارد المطلوبة (التمويل على وجه التحديد) والتوريد.

v المشكلات والعقبات والأزمات المحتملة والإجراءات الوقائية اللازمة لمعالجتها.

v الجداول التي تقوم على شرائح العمليات والجداول الزمنية.

v تقييم الأداء ومعايير المسؤولية لأعضاء الفريق على أساس فردي وبالنسبة للجنة الفرعية والفريق ككل.

v آليات وضع التقارير والجداول الزمنية.

يحدد هذا الاجتماع موقع كل شخص بالنسبة للمهام أو الأنشطة المسؤول عنها ويتيح لأعضاء الفريق وضع آليات للملاحظات باعتبار المسؤوليات الموكلة لكل منهم. كما يتيح الفرصة أيضًا لكل عضو لتحديد مسؤوليته عن كل مهمة من المهام المسندة إليه. ويجب على كل عضو إعداد تقرير بالتفاصيل مثل  الجدوى والمخاطر والمشكلات المحتملة والموارد والجداول الزمنية (بما في ذلك المواعيد النهائية المرحلية) لكل مهمة أو نشاط موكل إليه.

يقوم تطوير عملية المشروع على التحليل التعريفي للشرائح والمراحل الأساسية والأجزاء المحددة (المهام والأنشطة والمسؤوليات). أما تحليل العلاقات المتبادلة بين المهام التي يتم تحديدها من خلال بنية تحليل العمل، التي تحدد فروع كل مهمة، فيمكن توضيحه من خلال نموذج تخطيطي لتسهيل المراجعة والتحديث بشكل مستمر.

يضم مخطط تقنية تقييم ومراجعة المشروع (PERT) مهام العمل المحددة بالترتيب المنطقي والأكثر فعالية. وتعمل مخططات PERT، وغالبًا ما تسمى بخرائط التسلسل، على توضيح التسلسل المتوقع للإكمال وللعلاقات بين الأنشطة المختلفة بالمشروع. أما أسلوب المسار الحرج (CPM) فيتضمن تحديد الأنشطة المهمة بالمشروع (أي تلك الأنشطة التي يجب عدم تأجيلها، وإلا سيتأجل المشروع بالكامل) بناء على مخطط PERT. ويمكنك استخدام Microsoft Project (وهي أداة برمجية يمكن دمجها في Microsoft Office) لإنشاء مخططات PERT وإجراء تحليل المسار الحرج.

أما مخططات جانت، والتي تحمل اسم مبتكرها، هي عبارة عن مخططات بيانية شريطية تعرض حالة المشروع ونتائج مخطط PERT بتنسيق يمكن لغير المطلعين على تفاصيل المشروع فهمه بسهولة.

3. تنفيذ المشروع

يتولى فريق المشروع ككل، وليس مدير المشروع فقط، مسؤولية ضمان قدرته على تسليم المشروع عندما يتعلق الأمر بوقت التنفيذ. وتتلخص المسؤولية الأساسية لمدير المشروع في تقديم التوجيه للفريق خلال تنفيذ خطة المشروع والتأكد من التزامها بالجدول الزمني وتلبية المتطلبات القائمة في نطاق المشروع والأساس المنطقي له. وعند بدء التنفيذ، يجب إعداد تقارير دورية مجدولة حول تقدم المشروع لتحديد ما تم إنجازه و/أو الأشياء التي ما زالت بحاجة لإنجازها. ويجب إجراء مراجعة دورية للنتائج للأعمال التي يتم إنجازها وتحليل مقارن للنتائج الفعلية مقابل النتائج المتوقعة (بما في ذلك مدى تحقيق أهداف المشروع).

من الجدير بالملاحظة أن مدير المشروع يجب أن يكون على استعداد للتعامل مع المشكلات والنزاعات (مثل التفاوت في عادات العمل، وتجاوز الميزانيات المخصصة لبعض الأنشطة والتي قد تؤثر على مخصصات الأنشطة الأخرى، وغير ذلك) التي قد تنشأ فيما بين أعضاء الفريق.

4. ختام المشروع

بعد الانتهاء من التسليم المقبول للنتائج/مواد التسليم (المنتجات، الخدمات، وما إلى ذلك)، يجب ختام المشروع بشكل رسمي للحيلولة دون تطوره دون قصد إلى مشروع آخر. ويعني ذلك أيضًا الختام بالنسبة لأعضاء الفريق، الذين يجب التنويه بمساهماتهم، كما يتيح لهم متابعة العمل في ضوء المهام الأخرى المرتبطة بالعمل.

يمكن التنويه بإسهامات أعضاء فريق المشروع وتقديرها من خلال عدة طرق مبتكرة: ومن أمثلة ذلك الدعوة إلى حفل غداء أو عشاء، أو مقالة شكر على موقع الويب الخاص بالشركة أو نشرة إخبارية تلقي الضوء على المزايا التي تعود على الشركة من المشروع، أو غير ذلك من الطرق المتميزة والمبتكرة التي تعبر عن الشكر والتقدير. وتعمل أساليب التقدير هذه على تدعيم المفهوم الضمني بتقدير الشركة لجهود أعضاء الفريق وإسهاماتهم في تنفيذ المشروع الذي يعود بالفائدة على الشركة. ومثل هذه المساعي المبذولة للتقدير والمتوافقة مع مقدار الوقت والجهد اللازمين ينبغي تضمينها في ميزانية المشروع. وغالبًا ما سيكون هناك عضو أو اثنان من أعضاء الفريق الذين سيظهرون أداء نموذجيًا (من حيث الإسهامات والجهود) مقارنة بزملائهم. ومن المناسب منح التقدير لتلك الجهود. فعادة ما يكون أعضاء الفريق الآخرين على دراية بمقدار الوقت والجهد الذي يبذله كل شخص في المشروع.

ربما تكون هناك بعض الحالات التي لا يتم فيها ختام المشروع وفقًا لما هو متوقع. فقد يتم إلغاء المشاريع في منتصف الطريق خلال فترة المشروع، أو يتم تأجيلها للقيام بمبادرات أكثر إلحاحًا أو أهمية، أو قد تتعثر بلا سبب أو خطأ من جانب الفريق. ومع ذلك، فيجب إشعار أعضاء الفريق بأن جهودهم تلقى التقدير والاحترام.

إن مراجعة المشروع، وغالبًا ما تسمى "تحليل الحدث بعد وقوعه" أو مراجعة ما بعد المشروع، تتيح الفرصة لتقييم ما تم اكتسابه من خبرة، وما تم إنجازه على نحو ملائم وما لم يكن كذلك في كل جانب من جوانب المشروع. ويمكن أن يقدم تقرير موجز وشامل عن المشروع معلومات للإدارة، والتي تشمل تقييمات للنجاح المصاحب للمشروع بالإضافة إلى الدروس المستفادة. ويمكن استخدام مثل هذا التقرير كدليل لفرق المشاريع الأخرى، وبالأخص إذا كانت تعمل في مشاريع مماثلة، ولكي لا تقع في نفس الأخطاء.

 

Copyright © 2016, SME.com.ph. All Rights Reserved.
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.