الصفحة الرئيسية  > إرشادات المراجعة اللاحقة للمشروع
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

ترجمات أخرى

إرشادات المراجعة اللاحقة للمشروع

Provided by SME.com.ph

المشاركون في اجتماع المراجعة ومسؤولياتهم

ما أن يقرر فريق المشروع إنهاء المشروع أو إذا تبين في أي وقت أنه لا يمكن متابعة المشروع كما هو مخطط وبالتالي يجب إيقافه، يتم تحديد موعد لعقد اجتماع لإجراء مراجعة لاحقة للمشروع.  والغرض الرئيسي من اجتماع المراجعة اللاحقة للمشروع هذا هو تقييم ما جرى طوال فترة المشروع، ما سار على ما يرام، وما خالف الخطة، وما إلى ذلك، والوقوف على الدروس المستفادة التي يمكن تقديمها لفرق المشروعات المستقبلية. ويُسجل ما يتم التوصل إليه في هذا الاجتماع في تقرير المراجعة اللاحقة للمشروع الذي يشكل جزءًا من تقرير المشروع الذي يقدمه فريق المشروع.

يتولى كل مشارك من المشاركين في اجتماع المراجعة اللاحقة للمشروع مسؤوليات مختلفة فيما يتعلق بالتحضير للمراجعة اللاحقة للمشروع والإجراءات المتعلقة بها والمتابعة التي تجرى لها، لكن هناك أيضًا بعض المسؤوليات التي قد تكون مشتركة أو عامة بين بعض المشاركين.

فيما يلي المشاركون الرئيسيون في اجتماع المراجعة اللاحقة للمشروع:

1. منسق
2. مدير مشروعات و/أو مديرو مراحل أو فترات المشروع
3. أعضاء فريق المشروع

لنلقِ نظرة على المشاركين المختلفين ومسؤولياتهم على وجه التفصيل:


1. المنسق

بوسع فريق المشروع اتخاذ القرار بين اختيار منسق من داخل فريق المشروع أو تعيين طرف خارجي.  والمنطق من وراء تعيين طرف خارجي في دور منسق يكمن في المقام الأول في دعم موضوعية عملية المراجعة المعتزم إجراؤها في الاجتماع.

فيما يلي بعض مسؤوليات المنسق:

  • التحضير لاجتماع المراجعة اللاحقة للمشروع عن طريق تحديد التاريخ والوقت والمكان وتخطيط جدول الأعمال، وبناء على جدول الأعمال، الوقوف على الاحتياجات التي يلزم على المشاركين التحضير لها من أجل الاجتماع.
  • توزيع المواد الضرورية على جميع المشاركين قبل يومي عمل على الأقل من انعقاد اجتماع المراجعة.
  • توجيه المشاركين بشأن مسؤولياتهم في الاجتماع والأمور التي سيتم إنجازها أثناءه.
  • مراجعة أي مواد توزع (من جانب أي مشارك من المشاركين) قبيل الاجتماع.
  • تحديد الطبيعة العامة للاجتماع وضمان سريان الاجتماع وفقًا للخطة.
  • وضع الإرشادات بشأن كيفية متابعة المناقشات واتخاذ القرار داخل الاجتماع بفاعلية وكفاءة.
  • ضمان سلاسة المناقشات الجماعية وسرعة إيقاعها قدر الإمكان (على سبيل المثال، تلخيص النقاط المذكورة، والوقوف على مقومات القرارات، والإشارة إلى البند الذي يتم تناوله في جدول الأعمال).
  • تقديم تحديثات مرحلية صغيرة حتى يتسنى للمجموعة معرفة ما تم إنجازه في وقت معين في الاجتماع.
  • مساعدة أفراد المجموعة على إقامة علاقات عمل فعالة على الدوام.
  • تدوين الملاحظات للاجتماع، بما في ذلك التسجيل الرسمي لكافة الأمور المنجزة، ومواطن المشكلات المحددة، والقرارت المتخذة. بإمكان المجموعة اتخاذ القرار بتعيين شخص بخلاف المنسق لأداء هذه المهمة.
  • تحضير تقرير المراجعة اللاحقة للاجتماع وتوزيعه على جميع المشاركين والأفراد الآخرين الذين قد يرى فريق المشروع وجوب تسليمهم التقرير.
     
     

2. مدير المشروع و/أو مدير (مديرو) مراحل أو فترات المشروع

وفقًا لمدى التعقد الذي يتسم به المشروع، قد يكون هناك مدير مشروعات واحد (مثلاً، مشروع فك شفرات بيانات صغير) أو مديرو مراحل أو فترات متعددون للمشروع (مثلاً، مشروع بنية تحتية لأمن المعلومات متعدد المراحل).

فيما يلي بعض المسؤوليات التي تقع على عاتق هؤلاء المديرين في الاجتماع:

  • تحضير أي مواد لازمة للاجتماع وتقديمها للمنسق قبل اجتماع المراجعة بثلاثة أيام عمل على الأقل.  سيتيح هذا وقتًا كافيًا للمنسق لتجميع المواد قبل توزيعها على المشاركين وفقًا للجدول الزمني المذكور في مسؤوليات المنسق.
  • تقديم نظرة عامة عن المشروع، أو مرحلة أو فترة المشروع، أو الأحداث البارزة الرئيسية التي تُجرى المراجعة بشأنها.
  • مساعدة المنسق في ضمان سريان الاجتماع وفقًا للخطة.
  • تسجيل جميع الأمور التي يتم إنجازها، ومواطن المشكلات التي يتم تحديدها، والقرارات المتخذة بمستوى ملائم من التفصيل يخدم اتخاذ الإجراءات اللازمة لاحقًا. تضاف هذه الملاحظات إلى الملاحظات التي يسجلها المنسق أو الشخص المعني بتدوين الملاحظات في الاجتماع.
  • المشاركة بفاعلية في المناقشات الجماعية واتخاذ القرار وحث المشاركين على المشاركة بفاعلية أيضًا.
  • مساعدة المنسق في كتابة تقرير المراجعة اللاحقة للمشروع.

الحرص - بعد اجتماع المراجعة اللاحقة للمشروع - على تلبية بنود الإجراءات المقررة في الاجتماع لحل مواطن المشكلات المحددة بأسرع وقت ممكن.
 
3. أعضاء فريق المشروع

أعضاء الفريق:

  • يستعدون جيدًا قبل تقييم ما بعد الانتهاء عن طريق العمل بشكل وافٍ على قراءة أي مواد تتعلق بالمشروع أو مرحلة منه أو الأحداث البارزة الرئيسية فيه وتدوين الملاحظات عن ذلك.
  • تحديد ما سار على ما يرام وما خالف الخطة (من كلٍّ من منظور الفريق والأفراد).
  • الإشارة إلى الأسباب وراء مواطن المشكلات المحددة أو المواقف المتأزمة أو العراقيل.
  • المشاركة بفاعلية في المناقشات الجماعية واتخاذ القرار، ولا سيما عندما يتعلق الأمر بحل المشكلة وتحديد الدروس المستفادة.


يكمن نجاح المراجعة اللاحقة للمشروع في تمكن المشاركين من القيام بموضوعية وفاعلية بتقييم مواطن القوة والمواطن التي يلزمها التحسين في المشروع الذي انتهوا منه للتو.  وليس الغرض من ذلك توجيه أصابع الاتهام وتحديد من يُلقى عليه باللوم في مشكلة أو عقبة ما.  فعن طريق التقييم الموضوعي وتحديد الدروس المستفادة يكون بوسع فرق المشروعات المستقبلية التطلع إلى التمكن من إدارة مشروعاتهم على نحوٍ أفضل وبمزيد من الفاعلية.

 

 

Copyright © 2016, SME.com.ph. All Rights Reserved.
 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.