مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني

ترجمات أخرى

الفصل 5: تطبيق خطة العمل

Provided by the International Finance Corporation


تدريب طاقم العمل

نقل معلومات نظام الإدارة البيئية

تحديد ميزانية

 
تدريب طاقم العمل

إن التدريب استثمار جوهري ومنخفض التكلفة تلتزم به الشركة للتحقق من معرفة كافة الموظفين بمزايا وأهداف وإجراءات وغايات نظام الإدارة البيئية.  كما يعزز التدريب أيضًا روح العمل الجماعي ويساعد على توطيد العلاقات الشخصية وتشجيع التعاون للبحث عن الحلول.  ومن المهم الإشارة إلى أن التدريب يساعد الموظفين على الشعور بالتقدير، مما يحفزهم على الارتقاء بمستوى الأداء واستثارة التفكير.

جدير بالذكر أن تدريب طاقم العمل يساهم بشكل فعال وفوري في الارتقاء بكفاءة طاقم العمل وتحسين جودة الخدمة. ومن ميزات طاقم العمل المدرَّب تدريبًا جيدًا القدرة على استيعاب طريقة تنفيذ المهام بشكل مركَّز بالموارد المتاحة.

يجب أن تشجع الإدارة مشاركة طاقم العمل في تطبيق نظام الإدارة البيئة، نظرًا لأن الموظفين يتمتعون بخبرة عملية مرتبطة بالمجالات التي يعملون بها كما يمكن أن تمثل مصدرًا كبيرًا للمعلومات. ويمكن أن يساعد الموظفون مجموعة المهام البيئية في تنفيذ المهام المنوطة بها مثل صياغة الإجراءات ووضع خطط الوقاية والطوارئ.

اختيار طاقم العمل للتدريب

هناك أنواع مختلفة من التدريب والمتطلبات، ويلزم أن تحدد مجموعة المهام البيئية احتياجات طاقم العمل التدريبية. ويذكر أن الشركات (الشركات الصغيرة والمتوسطة) تستفيد من تدريب مجموعة كبيرة من المشاركين، حيث يمكن أن يقدم كل موظف أفكارًا ويساهم في تطبيق نظام الإدارة البيئية.

يوضح الجدول التالي قطاعات الجمهور المقترحة لأنواع التدريب المختلفة.
 

تركيز التدريب

الجمهور المستهدف

الهدف

زيادة الوعي بالأهمية الإستراتيجية لتطبيق نظام الإدارة البيئية

الإدارة العليا

تحقيق الالتزام والتوافق مع تطبيق نظام الإدارة البيئية

زيادة الوعي البيئي بشكل عام

جميع الموظفين

تحقيق الالتزام بأهداف وغايات نظام الإدارة البيئية

تنمية الإحساس بالمسؤولية الفردية

تطوير المهارات

الموظفون الذين يقع على عاتقهم المسؤوليات البيئية

الارتقاء بمستوى الأداء في مجالات معينة، مثل مجموعة المهام البيئية وفريق العمل وفريق التقييم

الالتزام

الموظفون الذين تؤثر أفعالهم على الالتزام

التحقق من المتطلبات الداخلية لتنفيذ التغييرات، كما هو الحال في العمليات والهندسة

 
اعتبارات عند تقييم احتياجات الموظفين التدريبية
  • كيف تؤثر إجراءات نظام الإدارة البيئية على عمله أو عملها اليومي؟
  • ماذا يحدث في حالة عدم اتباع هذه الإجراءات؟
  • ما هو تأثير عمله أو عملها على تطبيق نظام الإدارة البيئية الخاص بالشركة؟
  • ما هي المعارف والمهارات التي يحتاجها أو تحتاجها؟
  • كيف يؤثر عمله أو عملها على حياتهم الخاصة في المجتمع؟

ملاحظة: سيؤدي تغيير حوافز الموظفين للتأكيد على أهمية الجودة وتقليل معدلات العيوب والحد من النفايات إلى الارتقاء بمستوى الوعي لدى الموظفين والحد من استخدام الموارد وتقليل النفايات. 

اختيار برامج وأساليب التدريب

بمجرد تحديد احتياجات وأهداف التدريب والوقوف عليها، سيتم اختيار برامج وأساليب التدريب. وستتولى مجموعة المهام البيئية البحث عن المواد اللازمة لوضع برنامج تدريبي فعال.

في كثير من الأحيان، يمكن الحصول على مواد دعم برامج التدريب والوعي من مؤسسات توحيد المعايير وروابط الأعمال والغرف التجارية وبضع المصادر الأخرى مثل:

  • شركات الخدمات الاستشارية
  • الكليات والجامعات المحلية
  • البائعون والموردون
  • العملاء
  • روابط الأعمال الفنية والتجارية
  • الدراسة الذاتية والمجموعات الدراسية
  • اتحاد التدريب (تكوين فرق مع الشركات المحلية الأخرى)
  • المواقع الإلكترونية

جدولة التدريب

تتمثل الخطوة التالية في جدولة الدورات التدريبية وورش العمل لرفع الوعي لدى الموظفين وتقديم التدريب اللازم. جدير بالذكر أن الدورات التدريبية فرص ممتازة لتحقيق التزام الموظفين ومشاركة القيم البيئية التي ستجعل نظام الإدارة البيئية عملية فعالة.

اقتراحات بشأن التدريب

  • التأكيد على أهمية مشاركة الموظفين في برنامج نظام الإدارة البيئية والمساهمة التي يمكن أن يقدمها عملهم للبرنامج.
  • تسجيل برامج التدريب الحالية على نظام الإدارة البيئية على شريط فيديو وعرض الشريط للموظفين الجدد والذين لم يحضروا التدريب أو من أجل تثبيت الرسالة.
  • اعتبار التدريب المستند إلى الكمبيوتر على أنه أسلوب تدريب بديل.
  • مراعاة استخدام بعض الأدوات الأخرى أيضًا مثل جلسات تبادل الآراء وتحليل السبب والنتيجة وحل المشكلات وتحليل تدفق العمليات وقوائم الفحص.

ورقة التلميحات: رؤى بشأن تعليم البالغين
 
(مقتبس من تدريب"30 شيئًا لابد من معرفتها للتأكد من تعليم البالغين" المنعقد في يوليو من عام 1988)

  • يفضل البالغون المشاركة الفعالة في المحاضرة بشكل مباشر.

  • يتم الحصول على المعلومات بشكل بطيء للغاية إذا كانت تتعارض تعارضًا كبيرًا مع المعتقدات الحالية أو تتفق بشكل محدود مع المفاهيم المتاحة في قاعدة المعرفة الحالية.

  • يفضل البالغون الاعتماد على التعلم الذاتي كما يريدون المساعدة في صياغة برنامج التدريب.

  • هناك بعض الحالات الاستثنائية في البالغين. ومن المهم توضيح هذه الاستثناءات أولاً.

  • يحتاج البالغون إلى الفرصة لدمج الأفكار الجديدة مع معارفهم الحالية.

 
نقل معلومات نظام الإدارة البيئية

إن الاتصال الفعال أمر حيوي لنجاح تطبق نظام الإدارة الإدارة البيئية. يجب أن يمتد نظام الاتصالات الفعال ليشمل كافة المستويات والوظائف على مستوى المؤسسة. ويوضح مثل هذا النظام مدى التزام الشركة بالقضايا البيئية كما يساعد في الحصول على دعم الموظفين والمجتمع وعلى زيادة الوعي لدى الموظفين وتعزيز المشاركة في تطبيق نظام الإدارة البيئية.

إن الاتصال المنتظم هو السبيل لضمان مشاركة الموظفين في تطوير وتطبيق نظام الإدارة البيئية. كما يعمل هذا الاتصال على تحفيز القوى العاملة وتوضيح مدى التزام الإدارة بالإضافة إلى إعلام كافة الموظفين بنتائج أداء نظام الإدارة البيئية.

يشمل نظام الاتصالات الفعال كلاً من خطوط الاتصال الداخلية والخارجية. ومن المهم أن يدرك الموظفون ومن هم خارج الشركة(مثل المستثمرون والعملاء والموردون وحملة الأسهم والمجتمع المحلي والمجموعات البيئية والحكومة وسلطات المراقبة وعامة الجمهور) مدى التزام المؤسسة بتحقيق الإدارة البيئية السليمة.

تساعد عملية الاتصال الإيجابية على تحسين صورة المؤسسة وتسهيل العلاقات التجارية المستقبلية وزيادة شعور الموظفين بالرضا والفخر بالعمل لدى الشركة وتشجيع الفهم العام وقبول الجهود التي تبذلها الشركة لتحسين أدائها البيئي.

نظرًا لأن الموظفين عادةً ما يمثلون مصدرًا ممتازًا للمعلومات والأفكار، فيمكن وضع طرق لطاقم العمل من أجل نقل أفكارهم. وتذكر أيضًا أن المساعدة الخارجية متاحة من بعض المصادر مثل الاستشاريين والشركات الأخرى.

نقل مستوى التقدم الفعلي. ويساعد نظام الاتصالات الداخلية والخارجية الفعال على بناء الثقة والحصول على الدعم.

تحديد الجمهور الداخلي والخارجي المستهدف

إن الدعاية الخارجية أداة تسويقية إيجابية. يساعد تعزيز الإجراءات غير الضارة بالبيئة التي تنفذها الشركة على تحسين صورتها العامة وتعزيز قبول الجهود التي تبذلها المؤسسة لدعم أدائها البيئي.

كما تساعد الدعاية الداخلية على تحقيق النتائج البيئية الإيجابية. على سبيل المثال، يمكن تعزيز تحفيز الموظفين من خلال تقدير العمل المبذول لتحقيق الأهداف والغايات البيئية. على سبيل المثال، يوقع المدير التنفيذي لشركة على أكثر من 250 خطابًا بنفسه لكافة الموظفين، يوضح فيها الأهمية والمزايا التي سيضيفها نظام الإدارة البيئية للشركة كما يطلب منهم الالتزام والمشاركة. ومن الجدير بالذكر أن استجابة الموظفين كانت إيجابية للغاية. فقد شارك طاقم العمل من كافة المستويات في هذه العملية، وجاءت الاقتراحات والتعليقات من جميع الأقسام.

تحديد المعلومات لمشاركتها

يجب أن تقدم الشركة أكبر قدر ممكن من المعلومات بشكل فعال لكل من الجمهور الداخلي والخارجي، كما أن الشفافية من الأمور المهمة في هذه العملية. قد تشتمل المعلومات على:

  • بيان المهمة البيئية الخاص بالشركة
  • أهداف وغايات نظام الإدارة البيئية
  • أداء المؤسسة (مثل 'أحد التقارير البيئية')
  • مقارنة النتائج وتحليلها
  • مجموعة المهام البيئية وأدوار ومسؤوليات مجموعة العمل
  • المراقبة وجدول التقييم
  • الإجراءات الوقائية وتدابير الوقاية

اقتراحات بشأن التواصل

  • توضيح مواد المعلومات بالأمثلة، مثل أهداف الشركة والنتائج التي حققتها.
  • التأكد من أن المواد المقدمة مفصلة بالشكل الكافي وسهلة الاستيعاب (بالنسبة للشخص العادي). واستخدام المسرد أو إرفاق التعريفات عند استخدام المصطلحات غير المعروفة أو المصطلحات الفنية.
  • شرح أسباب استخدام هذه الإجراءات ومزايا استخدامها.
  • محاولة استخدام مكتب مجهز بالكمبيوتر، إن أمكن، واستخدام وسائط الاتصالات، مثل البريد الإلكتروني.
  • دمج الصورة العامة الإيجابية المرتبطة بالتحسينات البيئية في إستراتيجيات التسويق التي تنتهجها الشركة.
  • نشر الجهود التي تبذلها الشركة للحد من الآثار البيئية السلبية.

إجراءات ومعايير التواصل

من المعروف أن نظام الاتصالات في المؤسسات الصغيرة ومتوسطة الحجم يكون أقل تعقيدًا منه في المؤسسات الكبيرة. وهذه ميزة لهذا المؤسسات. ويُنصح بأن يكون الاتصال بسيطًا وفعالاً.

تعزيز الاتصالات ثنائية الاتجاه بصناديق الاقتراحات. كما يمكن إضافة مساحة للقضايا البيئية في مجلة الشركة، حيث يمكن للموظفين كتابة أفكارهم وإنجازاتهم ومساهماتهم وخبراتهم أثناء تنفيذ نظام الإدارة البيئية.

طرق للتواصل مع طاقم العمل والمجتمع والحكومة

  • اجتماعات طاقم العمل ووجبات الغداء السريعة
  • ملصقات لخلق حالة من الوعي لدى طاقم العمل فيما يتعلق بالقضايا البيئية منخفضة التكلفة.
  • المغلفات والمركبات والإعلانات والبيانات الصحفية والدعوات المفتوحة
  • الإعلانات على اللوحات الإعلانية
  • التقارير التي تتناول الأداء البيئي للمؤسسة والإجراءات المقترحة والموظفين المعينين والأهداف والغايات.
  • الخطابات الشخصية للموظفين أو المرفقات بقسائم الدفع ولوحات الإعلانات والرسائل الإخبارية
  • بيان المهمة
  • التقرير السنوي أو أي تقرير منفصل يتناول الشؤون البيئية
  • الإعلانات التي تذكر طاقم العمل بالإجراءات منخفضة التكلفة
  • عقد اختبارات لزيادة وعي طاقم العمل بالآثار البيئية على الأعمال التجارية أو التحقق من هذا الوعي
  • الأحداث البيئية (المشاركة والتمويل)
  • رسائل البريد الإلكتروني، التي تتميز بالسرعة وقلة التكلفة وعدم تأثيرها على البيئة
  • الصحف الداخلية

المحافظة على تدفق المعلومات

يجب أن يتولى شخص أو مجموعة مسؤولة التعامل مع الاتصالات. ويمكن تنفيذ هذه المهمة من قِبل عضو (أعضاء) مجموعة المهام البيئية أو طاقم عمل الموارد البيئية، على سبيل المثال.

يجب مراجعة كافة المواد، ولاسيما المخصصة للإصدار الخارجي، قبل إصدارها للتحقق من أنها تنقل الأداء والإجراءات والاهتمامات البيئية الخاصة بالشركة بشكل دقيق. ومن المهم أيضًا الاحتفاظ بسجلات وملفات كافة الاتصالات المرتبطة بالشؤون البيئية، على المستويين الداخلي والخارجي.

تحديد التكاليف ووضع الميزانية

يتناول القسم الأخير من مرحلة التطبيق تحضير ميزانية أولية لتطوير كل مشروع من المشروعات. ستشتمل التكاليف على وقت طاقم العمل والموظفين والتدريب وبعض المساعدة الاستشارية والمواد وربما المعدات.

يصعب احتساب تكلفة تطبيق نظام الإدارة البيئية. وترجع معظم التكاليف الباهظة إلى نفقات الموظفين. ومن الصعب أيضًا تحديد المزايا، حيث أن العديد منها مزايا غير مادية. على الرغم من أن الاقتصاد العالمي تتقارب تكاليف العمالة والمواد والتكاليف بمرور الوقت، إلا أن الإدارة الفعالة للأداء البيئي قد تصبح أكثر أهمية عند تحديد الفائزين المشتركين. ويوضح التقييم أن العديد من الاستثمارات في مجال تطبيق نظام الإدارة البيئية تحقق عائدات إيجابية كبيرة وتضيف قيمة دائمة للشركة. وباختصار، فإن المزايا تفوق التكاليف.

ومن الأهمية بمكان أن تقوم الشركة بقياس مدخلاتها ومخرجاتها بشكل دقيق متسق. بدون معلومات التكلفة، لا يمكن للشركة أن تقوم بتقييم النتائج والتحسينات أو أرباح المنتجات أو الأقسام أو الخدمات بالشكل الكافي.

يتحمل التكاليف البيئية المجتمع أو المؤسسات أو الأفراد والتي تنتج من الأنشطة التي تؤثر على الجودة البيئية. ويمكن تناول هذه الآثار من الناحية المالية أو غير المالية.

نظرًا لأن التكلفة هي الشاغل الرئيسي للشركات الصغيرة، فيجب تحديد بعض التغييرات منخفضة التكلفة والمعتمدة على على التكنولوجيا بشكل محدود وتنفيذها أولاً. ومن الجدير بالذكر أن هذه الخيارات سهلة التنفيذ وتظهر مزاياها واضحة جلية. ويجب فيما بعد تنفيذ خيارات برأس مال أكبر.

في ظل المناخ التجاري الذي تحتدم فيه المنافسة بشكل كبير في عالم اليوم، تكتسب الشركات ميزة تنافسية مستدامة عن طريق الحد من التكاليف البيئية وتكاليف التشغيل وكذلك الإجراءات التي تؤدي إلى حدوث آثار بيئية سلبية.

خيارات منخفضة التكلفة مع التسديد الفوري

  • تدريب الموظفين على أهداف وغايات نظام الإدارة البيئية
  • البحث عن طريق لاستخدام النفايات كمصدر للطاقة
  • التدابير التحضيرية المناسبة يمكن أن تمنع النفايات الناتجة من الانسكابات، وما إلى ذلك
  • استخدام حاويات القابلة للإغلاق ذات جودة عالية، تحول دون وقوع خسائر بسبب الانسكابات والتبخر
  • مراقبة المخزون، التي تضمن استخدام المواد الضرورية فقط
  • فصل النفايات، التي يمكن إعادة تدويرها
  • القضاء على التسريبات، مما يؤدي إلى الحد من استهلاك المواد
  • تنظيف الآلات وتفكيكها، حيث يمكن استبدال المذيبات، كلما أمكن ذلك
  • استخدام المذيبات القديمة في أول عملية غسيل، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى العمر الافتراضي للمذيبات الجديدة.

ورقة التلميحات: كتابة الخطة المالية

  • قد يكون لدى الشركة نظام ميزانية للمشروعات يمكن تطويعه لملاءمة القضايا البيئية.

  • تحليل جميع الخيارات بعناية، والموازنة بين التكاليف والمزايا.

  • الاحتفاظ بمخزون المواد الخام المستخدمة لكل عملية لمراقبة كفاءة العملية.

  • الحفاظ على مخزون أنواع وكميات النفايات التي أنتجتها الشركة إلى الحد الذي تتاح فيه الفرص المستهدفة لتقليل النفايات.

  • مراعاة تكلفة التخلص من النفايات عند إعداد إقرارات الأرباح والخسائر.

  • الاحتفاظ بسجلات تكاليف الحد من النفايات المرتبطة بالعمليات المختلفة.

  • تقسيم التكاليف والمزايا حسب الفئة (مثل التطوير والتطبيق والصيانة) والنوع (مثل المواد والمعدات والعمالة والرسوم والاستشاريين).

  • إعداد منهجية لتتبع التكاليف والمزايا.


Copyright © 2000 - 2016, International Finance Corporation. All Rights Reserved.

 مشاركة  إطبع النسخه  عنوان البريد الإلكتروني
التقييمات (0)
If you are a human, do not fill in this field.
اضغط على النجوم للتقييم.